¿Para qué sirve un sistema de nómina y cómo escoger el mejor?

Juana Vélez

26/8/2020

Una de las formas más ágiles y confiables para optimizar los procesos de recursos humanos es utilizar un sistema de nómina. Cuando las empresas lo utilizan, logran que la liquidación de la nómina sea una tarea eficiente y dinámica.

La estructura de toda nómina debe incluir la siguiente información:

  • Información que identifique a la empresa.
  • Información general del colaborador.
  • Período liquidado.
  • Remuneración devengada.
  • Deducciones aplicadas.
  • Salario base para liquidar.
  • Salario total recibido.
  • Fecha y lugar de emitido el comprobante.
  • Espacio para firmas del empleador y del responsable de elaborar la nómina.

Y debe hacerse bien, pues esta tarea es delicada y demanda exactitud en todos los cálculos y valores, pues un solo error puede traer sanciones millonarias.

Un sistema de nómina reduce las cargas laborales al liquidar la remuneración del personal, disminuye los errores y se mantiene actualizado con la legislación laboral y fiscal. 


¿Qué es un sistema de nómina y para qué sirve?

Un sistema de nómina es una herramienta tecnológica que te permite automatizar el proceso de tu nómina. Existen distintos tipos de sistemas, desde softwares que requieren instalación en las oficinas y licencias por años hasta aplicaciones en línea que puedes pagar una suscripción mensualmente.

Este último sistema de nómina en línea es el más recomendado ya que se actualiza constantemente con la normativa vigente y centraliza la información en servidores de alta seguridad en internet para que puedas acceder a la información de nómina desde cualquier lugar sin tener que ir a tu oficina.

¿Cómo funciona un sistema de nómina en línea?

Las principales funciones de un sistema de nómina en línea son las siguientes:

  • Consolida la información de todos los empleados, almacenándola con la seguridad de consultarla fácilmente cuando se requiera y desde donde sea.
  • Conserva la confidencialidad de todos los datos sensibles tanto de los empleados como de la empresa.
  • En estos sistemas de nómina en línea, solo tienes que ingresar las novedades y el sistema hace los cálculos de cada período.
  • Mantiene actualizados los procesos de liquidación de nómina de acuerdo a la normativa vigente.
  • Controla los impuestos y retenciones que involucran los pagos de nómina, aliviando esta tarea para la empresa y los colaboradores. 
  • Evita sanciones para la empresa por liquidar mal la nómina. 
  • Genera los archivos planos con toda la información de nómina para que los subas al banco y al operador PILA cuando tú desees sin tener que digitar información manual.
  • El sistema de nómina en línea elabora los informes de nómina, reportes de novedades, informe de seguridad social y prestaciones sociales.
  • Alimentan el sistema contable de la empresa afectando automáticamente las cuentas que deban actualizarse con cada registro.
  • Un sistema de nómina en línea tiene expertos en nómina y automatización de procesos para darte soporte y acompañamiento inmediato cuando lo requieras.

Cuando las áreas encargadas de este proceso utilizan un sistema de nómina online, pueden enfocarse en otras tareas importantes de la empresa, y disminuir los riesgos legales que se corren con una nómina hecha con cálculos manuales.

¿Debería pasarme a un sistema de nómina online?

Todo lo que agilice la gestión de la empresa siempre debería implementarse, y en este caso, un sistema de nómina es una excelente opción.

Cuando los pagos de nómina se hacen sin errores el ambiente laboral mejora, el gerente queda tranquilo con los pagos de su nómina, el contador o el auxiliar administrativos no sufren por los cálculos y se lleva un control total de los costos y gastos de cada período.

Un sistema de nómina hará que los procesos de las áreas administrativas y contables sean más eficientes y seguros.

Incurrir en sanciones o multas millonarias por cometer errores u olvidos al liquidar de forma manual la nómina es muy común. Un sistema de nómina en línea reduce estos riesgos.

Pensando en las diferentes estructuras de las empresas, un sistema de nómina en línea se adapta a diferentes tamaños y dinámicas de operación. Su versatilidad permite gestionar los diferentes tipos de contrato de manera ágil y sencilla.


¿Es muy complicado manejar un sistema de nómina?

Lo realmente complicado a la hora de calcular la nómina es hacerlo manualmente o apoyándose de una hoja de cálculo. Excel y los modelos tradicionales de liquidación tienen muchas desventajas para la compañía y la persona encargada de esta tarea.

En cambio, un sistema de nómina en línea lo hace automáticamente y sin errores.

¿Cómo escoger el mejor sistema de nómina en línea?

Estos son los 5 factores que nosotros recomendamos priorizar en el momento de escoger un sistema de nómina para tu empresa:

1. Fácil de usar y simple

Busca un sistema de nómina que esté hecho para personas no expertas en nómina o para personas que tengan pocos conocimientos tecnológicos.

Te recomendamos Nominapp. Este sistema está avalado por la UGPP así que cumple con todos los requisitos para hacer los cálculos perfectos y además fue pensado para que cualquier persona pueda liquidar una nómina.

2. Sistema con rápida respuesta

Es importante que el sistema de nómina que escojas efectivamente liquide tu nómina en minutos. Nominapp por ejemplo tiene una tiempo de respuesta de 300 mili segundos.

3. Acompañamiento por expertos

Escoge un sistema que te asegure soporte por expertos en nómina y automatización de procesos en cualquier momento. Los mejores sistemas son aquellos que tienen habilitados distintos canales de comunicación con sus clientes: número de WhatsApp, correo electrónico, redes sociales.

4. Integración con tu software contable

Busca un sistema de nómina que integre la información de tu nómina a tu software contable de forma fácil. De este modo no perderás tiempo ingresando información manual a la contabilidad de tu empresa.

En Nominapp generamos la interfaz contable para que integres la información al software que utilicen en tu empresa de contabilidad.

5. Generación de informes y reportes

Asegúrate que el sistema de nómina que escojas genere colillas de pago e informes de nómina de distintos períodos incluyendo la seguridad social y parafiscales.


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