Las 5 desventajas de un formato de nómina en excel

Juana Vélez

3/1/2020

El formato de nómina en Excel ha sido durante años la herramienta tradicional para liquidar la nómina en las empresas.

Pero con los años, otras formas de calcular los valores de nómina han llegado, dejando en evidencia, los grandes riesgos que se corren al hacer la liquidación en este formato de nómina en excel tradicional.

En un solo año la UGPP alcanzó a recoger más de 619 mil millones de pesos por conceptos de multas y sanciones debido a errores en la seguridad social. Es importante siempre tener presente la salud financiera de nuestro negocio y los riesgos que puede correr, en diferentes áreas, en este caso en el tema de nómina.

El problema más grande es que la mayoría de las pymes en Colombia que tienen errores, no saben que los están cometiendo, a causa de utilizar un formato de nómina en excel.

Y solo hasta que llega la notificación de la UGPP se enteran que venían haciendo cálculos sin actualizar las fórmulas, o que no estaban incluyendo de manera correcta variables extras y novedades de nómina, a causa de usar un simple formato de nómina en excel.

¿Cuáles son entonces esas cinco desventajas de usar un formato de nómina en excel?

1. En un formato de nómina en excel debemos ingresar manualmente toda la información:

A parte de pasar horas ingresando valor por valor al formato de nómina en excel, hacer esto manualmente puede causar errores en la digitación que terminen en multas o sanciones por millones de pesos para la empresa.

En nuestros años de trabajo con pymes y nómina, hemos descubierto que en promedio, una persona responsable de nómina puede perder entre uno y dos días de trabajo haciendo todo el proceso en un formato de nómina en excel.

¿Imaginemos todo lo que podría aprovechar nuestra empresa en cuanto a tiempo y recursos? Increíblemente esto sigue pasando.

2. En un formato de nómina en excel las fórmulas no se actualizan automáticamente:

La persona encargada de la liquidación de nómina, tiene que estudiar constantemente la normativa para asegurarse de mantener actualizadas las fórmulas. ¿Cuánto tiempo puede tomarnos actualizar los formatos de excel fórmula por fórmula?

Y la pregunta más importante es, ¿qué pasa si no nos enteramos que hubo cambios en la normativa?, o ¿cuál sería la consecuencia de no cambiar las formulas para un determinado período de nómina? Con un formato de nómina en excel difícilmente podríamos.

3. Tenemos que tener conocimientos sobre nómina:

Como la nómina tiene tantas variables, tantos cambios y depende de distintos factores, no es tan sencillo como completar una fórmula en un formato de nómina en Excel.

Las personas responsables de liquidar la nómina, deben conocer los conceptos básicos y estudiar constantemente cómo debe ser el procedimiento.

Tanto así, que por lo general, las personas responsables de esta son contadores o tienen conocimientos en esta profesión.

Aún así, también son muchas las personas, que con muy pocos conocimientos se apropian de la tarea. El riesgo de no conocer los cálculos y las normas, es cometer errores en los valores que pueden ser sancionados por cualquier entidad regulatoria, como la UGPP o el Ministerio del Trabajo.

4. Un formato de nómina en Excel no genera informes, reportes o archivos extras de nómina:

La tarea no se acaba cuando completamos nuestro formato de nómina en Excel.

Para poder pagar en el banco, o para pagar la seguridad social en nuestro operador PILA, tenemos que ingresar valor por valor y digito por digito manualmente.

Además, si nuestros empleados nos piden las colillas de pago tenemos que hacerlas una por una con la información que hayamos generado en el formato en excel.

Y si somos de los pocos juicios a los que nos gusta guardar y recopilar la información de nómina (porque sabemos que en cualquier momento podemos necesitarla), tenemos que hacer un informe de nómina de cada período, que puede tomarnos otras tres horas de nuestro tiempo.

5. La información queda desordenada en distintos archivos:

Un formato de nómina en excel, nos va a ayudar a calcular los valores de nómina. Pero todos estos valores y cálculos no se guardan en un lugar centralizado al que podamos volver cada vez que queramos.

Por más esfuerzos que hagamos, siempre tendremos varios archivos en excel y distintas carpetas en nuestro computador, y nunca podremos visualizar toda la información en una pantalla para poder entender cuánto nos cuesta la nómina período a período, o validar si lo estamos haciendo de forma correcta.

¿Cómo hacer la liquidación de nómina de forma correcta?

Un software de nómina en la nube, puede hacer que todo este proceso hecho en un disfuncional formato de nómina en excel cambie y se vuelva la tarea más simple y rápida que tengamos que hacer.

En Nominapp solo tenemos que ingresar las novedades del período y el software hará los cálculos de forma automática con la normativa vigente. Nominapp genera los archivos planos que necesitamos para que los subamos al banco y al operador PILA el día que queramos pagar. Y al estar en la nube, toda nuestra información quedará 100% centralizada y segura para que entremos a verla o editarla en cualquier momento.

Este proceso, utilizando un formato de nómina en excel, que podría tardarnos horas o días, puede transformarse y volverse una tarea que hace en minutos.

Aquí se puede probar el software y crear nuestra cuenta completamente gratis ahora:

Software de nómina en la nube para pymes.