Términos y Condiciones y Política de Protección de Datos Personales

NOMINAPP (en adelante “NOMINAPP” o “la Plataforma”) es software de liquidación de nómina online, que realiza todos los cálculos de seguridad social y parafiscales de acuerdo con la información que suministren los usuarios. Este es propiedad de GRUPO QUINCENA S.A.S, sociedad comercial debidamente constituida, identificada con el NIT 900.926.147 y con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia.


1. ¿Qué son los Términos y Condiciones?

Los Términos y Condiciones hacen referencia al contrato que se celebra entre el usuario de NOMINAPP y GRUPO QUINCENA S.A.S. (en adelante la “Organización” o “GRUPO QUINCENA”). Estos contienen los deberes y derechos de los usuarios, y establecen las condiciones en las cuales GRUPO QUINCENA prestará sus servicios.

2. Generalidades y aceptación

A través de estos Términos y Condiciones, así como al pago del precio cuando sea aplicable, GRUPO QUINCENA le concede a sus usuarios una licencia limitada no exclusiva, no transferible y no sublicenciable, de acceso y utilización, no comerciales del software NOMINAPP. Dicha licencia no incluye derecho alguno de reventa ni de uso comercial de los servicios de GRUPO QUINCENA, ni de sus contenidos o la información que allí se genere.
GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones sin previo aviso, por lo que constituye una obligación de los usuarios revisarlos cada vez que ingresen a la Plataforma. Cuando se realice una modificación que pueda afectar los deberes y derechos de los usuarios, GRUPO QUINCENA lo comunicará oportunamente.
En caso de tener dudas frente a cualquier disposición, los usuarios pueden enviar una comunicación al correo electrónico [email protected] para entrar en contacto con el equipo de atención al cliente.
El incumplimiento de estos Términos y Condiciones podrá conducir a sanciones y acciones legales, bloqueos dentro de la Plataforma o interrupción en la prestación del servicio.

3. Capacidad y Registro

Para poder acceder a los servicios de la Plataforma, el usuario deberá inscribirse en NOMINAPP proporcionando datos reales y verificables, como cédula de ciudadanía, celular, correo electrónico y dirección de notificaciones. Igualmente deberá generar un nombre de usuario y una clave de acceso de uso único e intransferible. Grupo Quincena podrá solicitar otros documentos cuando lo considere conveniente para la adecuada individualización de los sujetos inscritos en NOMINAPP. Los datos personales que se recolectan durante esta actividad, serán tratados conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de GRUPO QUINCENA S.A.S. la cual se encuentra al finalizar estos Términos y Condiciones.
NOMINAPP está disponible para personas que tengan plena capacidad jurídica para contratar. Se presumirá la capacidad jurídica de las personas mayores de 18 años en pleno uso de sus facultades mentales, siempre que no estén envueltos en una prohibición legal o judicial para celebrar contratos. Cuando se está contratando a nombre de una persona jurídica, quién realice el registro deberá estar plenamente facultado para hacerlo.
Frente a la identidad de las personas, GRUPO QUINCENA presumirá de buena fe que está contratando directamente con la persona que se registra enNOMINAPP, con su representante legal debidamente facultado para efectuar este tipo de operaciones o en su defecto con sus apoderados. Por ello GRUPO QUINCENA no asumirá ninguna responsabilidad por cualquier suplantación personal y el usuario se compromete a mantener indemne a GRUPO QUINCENA por estos hechos, salvo que la ley expresamente indique lo contrario.

4. Servicios

Como ya lo habíamos mencionado, NOMINAPP es un software de nómina en la nube para hacer la liquidación de nómina.
Para conocer las particularidades de los servicios, así como su precio, los interesados pueden dirigirse al apartado “Características” en www.nominapp.com. Igualmente recomendamos ingresar al apartado “Preguntas frecuentes” y entrar en contacto con un asesor, con el fin de resolver todas las dudas antes de realizar una suscripción al servicio.
Es muy importante tener en cuenta que a través de NOMINAPP no se pretende prestar ningún tipo de asesoría jurídica sobre la contratación de talento humano o conflictos con los empleados y contratistas, simplemente se gestiona la liquidación de nómina a través del software, basándose en la información que el usuario ingresa. Por esto GRUPO QUINCENA no responde por cualquier tipo de conflicto que se pueda presentar entre los usuarios de NOMINAPP y sus trabajadores o contratistas y únicamente responderá por la prestación de sus servicios, que consiste en realizar los cálculos de liquidación de nómina.
Cuando GRUPO QUINCENA realice publicaciones o publique artículos, la información contenida en ellos se debe tomar a título informativo y nunca como consejo legal o contable aplicable a casos concretos.
GRUPO QUINCENA no se hace responsable por el mal diligenciamiento de un formulario, o por errores cometidos por el usuario al momento de digitar o ingresar su información, tanto la de carácter personal como de la organización que representa, ni tampoco de la clasificación que realice de la misma o de cada empleado, lo cual afectará los resultados arrojados por NOMINAPP. Los servicios de GRUPO QUINCENA son de medio y no de resultado por lo que GRUPO QUINCENA se acoge a las obligaciones que generan este tipo de servicios.
Los datos que se alojan en NOMINAPP son administrados bajo la cuenta y riesgo del usuario que los registra. GRUPO QUINCENA despliega las actividades que considera necesarias para mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones que están a su alcance teniendo en cuenta el estado de la técnica, más no responde por actos mal intencionados e ilegales de terceros y los perjuicios que esto puede causar al usuario o a terceros.
GRUPO QUINCENA tampoco se responsabiliza por la información ingresada por cada usuario en su cuenta, ni por los resultados de liquidación de nómina, si la misma se ingresó de manera errada. Los cálculos que se realizan para la liquidación de nómina en NOMINAPP se realizan teniendo en cuenta la legislación colombiana, sin embargo cuando alguien hace uso de NOMINAPP, declara conocer la legislación laboral en Colombia y declara que realizará las verificaciones de los cálculos una vez utilice el servicio de NOMINAPP, liberando de esta forma a GRUPO QUINCENA de cualquier responsabilidad.
Cuando un usuario deba ingresar información que contenga datos personales de terceros, este se encuentra obligado, no solo por estos términos y condiciones, si no por disposición legal, a obtener la correspondiente autorización de tratamiento de datos personales para que estos sean ingresados en NOMINAPP.
Cuando un usuario se registra en NOMINAPP y usa la Plataforma se obliga a:

  1. No causar daño a otros usuarios del servicio.
  2. No usar el servicio con fines ilegales.
  3. No ingresar información que vulnere derechos de terceros y respecto de la cual no se encuentre autorizado.
  4. Ingresar información sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado.
  5. No usar la Plataforma como medio para enviar cualquier forma de spam, correo no solicitado o conducta similar.
  6. Cumplir las medidas de seguridad física o informática que Grupo Quincena disponga, a fin de evitar o restringir el acceso a la Plataforma.
  7. No presentar documentos falsos durante su proceso de verificación o de terceros aduciendo que son de su propiedad.
  8. No copiar, modificar, alterar, adaptar, poner a disposición, traducir, realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier parte de la Plataforma.
  9. No compartir los datos de acceso a su cuenta.

En general los usuarios se comprometen a no desarrollar ninguna actividad ilícita o que vaya en contra de GRUPO QUINCENA.

5. Interrupción y Terminación del Servicio

GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al usuario y de inhabilitar su acceso a NOMINAPP en caso de incumplimiento de pago o de los presentes términos y condiciones, sin que haya lugar a reembolsos.
Igualmente GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de dar de baja la Plataforma en cualquier momento y tratará de dar previo aviso a sus usuarios.
Además de lo anterior, en cualquier momento y sin previo aviso Grupo Quincena puede eliminar la información de una cuenta de usuario inactivo, considerándose un usuario inactivo aquel que no ha hecho uso del programa en los últimos 6 meses. Si un usuario no quiere que su información sea borrada debe comunicarse con [email protected] diciendo que estará inactivo pero que desea conservar su información. Cuando se termine la prestación de los servicios GRUPO QUINCENA no está obligado a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada o ingresada en otro software. Para solicitar el acceso a su información o la descarga de la misma puede comunicarse con [email protected] GRUPO QUINCENA S.A.S.
En condiciones normales, la información de los usuarios (aquellos que tienen suscripción vigente en NOMINAPP) se mantendrá guardada en su cuenta de usuario. Sin embargo es posible que por fallas en el sistema, la información se elimine en cualquier momento. Siempre que esto corresponda a una circunstancia de caso fortuito, fuerza mayor o sea producto del ataque de un tercero a los sistemas de información,GRUPO QUINCENA no será responsable por este hecho y esto no configura incumplimiento de sus obligaciones.

6. Medios de pago y precios

Para acceder a los servicios de NOMINAPP será necesario registrar la información del medio de pago autorizado por Grupo Quincena. Los medios de pago se encuentran descritos en el apartado de Preguntas frecuentes “¿Cómo se realiza el pago de la suscripción en Nominapp?”, el cúal se encuentra disponible en www.nominapp.com.
Para tener información completa en cuanto al precio, cobros periódicos, cancelación de la suscripción y demás, los usuarios deben visitar el siguiente Link Suscripción y Pagos.
Siempre que los medios de pago involucren plataformas externas o de terceros, el usuario deberá conocer, entender y aceptar los términos y condiciones de dichas plataformas y GRUPO QUINCENA no se hará responsable de la prestación del servicio de dichas plataformas.
Al momento de realizar un pago en internet, el usuario entiende y acepta que estos pagos pueden eventualmente presentar fallas de seguridad y aún cuando GRUPO QUINCENA ponga a disposición del usuario un sistema de conexión segura para la realización de transacciones, en ningún caso será responsable por los fallos en las comunicaciones de las entidades bancarias, de crédito o servicios de conexión a internet, así como tampoco de los daños causados al usuario con ocasión de una acción u omisión de dichas entidades o de terceros que mediante maniobras ilegales ocasionen daños en la operación, entendiendo que hay terceros involucrados y la operación no depende totalmente de GRUPO QUINCENA.
Cuando se realiza un pago, los usuarios declaran y garantizan que sus ingresos y en especial los fondos que utilizarán para realizar transacciones en NOMINAPP y a favor de GRUPO QUINCENA, provienen de actividades lícitas y que no le han entregado a un tercero información bancaria susceptible de ser utilizada para realizar compras o adquirir obligaciones a su nombre.
Los usuarios autorizan expresamente que en caso tal de que resulten envueltos en una actividad ilícita se termine el presente contrato y cualquier otro que se encuentre en curso, sin que esto genere ningún tipo de indemnización a favor del usuario y a reparar los daños que se le puedan causar a GRUPO QUINCENA.
En caso de la existencia de retenciones por parte de las entidades financieras o bancarias, gubernamentales, o de cualquier otra índole, estas deben ser asumidas por el usuario o titular del medio de pago.
Cuando un usuario haga el registro inicial desde Alegra, el pago de la suscripción de NOMINAPP se hará directamente desde Alegra. En lo relacionado con la información que se pueda recolectar en el proceso de pagos, GRUPO QUINCENA despliega todas las medidas que están a su alcance para mantener esta información protegida y segura contra usos inadecuados. Sin embargo, GRUPO QUINCENA no se hace responsable por el uso inadecuado, falsificación o suplantación de identidad del titular de la cuenta o de las tarjetas de crédito o débito, que los usuarios hagan a través de NOMINAPP, salvo que la ley expresamente ordene lo contrario. Corresponde a cada usuario la verificación de sus datos personales, y GRUPO QUINCENA asume que la información suministrada está autorizada por el titular. No obstante, GRUPO QUINCENA se reserva el derecho a llevar a cabo activiades de verificación de identidad. GRUPO QUINCENA podrá hacer uso de sistemas de facturación electrónica cuando sea requerida para hacerlo de acuerdo con la legislación vigente.

7. Plataformas de terceros

Para mejorar la prestación del servicio y brindar una mejor experiencia a los usuarios, es posible que GRUPO QUINCENA realice integraciones de NOMINAPP con plataformas de terceros.
En estos casos el usuario debe tener en cuenta que NOMINAPP no responderá por los servicios prestados por dichos terceros, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con ellos. GRUPO QUINCENA no es parte en las transacciones que se celebren entre el usuario y el tercero y por lo tanto no asume responsabilidad por el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones pactadas entre ellos.
7.1 GRUPO QUINCENA cuenta con una alianza de servicios con Soluciones Alegra S.A.S. propietaria de una plataforma denominada Alegra, que es un sistema de facturación, administración y contabilidad para Pymes. Cuando el usuario haga el registro inicial desde Alegra, el soporte estará a cargo de Alegra y se atenderá los canales ofrecidos por Soluciones Alegra S.A.S. NOMINAPP no responderá por los servicios prestados por Alegra, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con este último, salvo que expresamente se indique otra cosa o la ley establezca lo contrario. GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de terminar esta alianza de prestación de servicios en cualquier momento, sin previo aviso y esto no constituye ningún tipo de incumplimiento en sus obligaciones.
7.2 GRUPO QUINCENA cuenta con una alianza de servicios con Aportes en Línea, una empresa enfocada en el pago de los aportes a seguridad social junto con la prestación de otros servicios relacionados. Esta alianza consiste en una integración de la Plataforma de Aportes en Línea con NOMINAPP, brindándole al usuario la posibilidad de realizar el pago de los aportes a seguridad social ingresando a la plataforma de Aportes en Linea desde NOMINAPP.
Es importante tener en cuenta que Grupo Quicena no es un operador encargado de realizar la liquidación de los aportes a seguridad social, ni de gestionar su pago y por lo tanto no responderá por las faltas que se cometan en la prestación de los servicios de Aportes en Línea, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con ellos, salvo que expresamente se indique otra cosa o la ley establezca lo contrario.
En todo caso es responsabilidad de los usuarios revisar y aceptar bajo su propia cuenta y riesgo los términos y condiciones de los servicios prestados por Aportes en Línea, ya que para poder utilizar la Plataforma de Aportes en Línea y gestionar el pago de aportes en seguridad social desde NOMINAPP, el Usuario deberá estar previamente registrado y tener una cuenta activa en la plataforma de Aportes en Línea.
El soporte para esta operación estará a cargo de Aportes en Línea y se atenderá los canales ofrecidos por Aportes en Línea.
GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de eliminar la integración con Aportes en Línea en cualquier momento, sin previo aviso y esto no constituye ningún tipo de incumplimiento en sus obligaciones.
Igualmente GRUPO QUINCENA puede incluir en NOMINAPP enlaces a sitios web de terceros, sin que exista una alianza o integración de servicios.
El usuario reconoce que GRUPO QUINCENA no tiene control sobre tales Sitios y reconoce y acepta que GRUPO QUINCENA no es responsable por la disponibilidad de estos ni por los servicios, contenidos, anuncios, productos o cualquier material disponible en ellos.
Estos Sitios de terceros se rigen por sus correspondientes Términos y Condiciones de Uso y Política de Privacidad y el usuario debe conocer y aceptar tales documentos antes de usarlos, bajo su propia cuenta y riesgo.

8. Propiedad intelectual

Todo el material informático, gráfico, publicitario, fotográfico, de multimedia, audiovisual y/o de diseño, así como todos los contenidos, textos y bases de datos puestos a su disposición en este Sitio son de propiedad exclusiva de GRUPO QUINCENA o en su defecto este ha sido licenciado por su titular con el fin de exhibir los productos y realizar actividades publicitarias.
Todos los contenidos de la Plataforma están protegidos por las normas sobre Derechos de Autor y por todas las normas nacionales e internacionales que le sean aplicables. Queda prohibido todo acto de copia, reproducción, modificación, creación de trabajos derivados, venta o distribución, exhibición de los Contenidos, incluyendo, pero sin limitarse a: medios electrónicos, mecánicos, de fotocopiado, de grabación o de cualquier otra índole, a menos que expresamente se establezca lo contrario. Estos Términos y Condiciones o cualquier otra transacción que se genere en la Plataforma NO confieren derechos, licencias y/o autorizaciones relacionados con elementos que constituyan propiedad intelectual. La exhibición de marcas, logos, piezas gráficas y cualquier otro similar tiene como único fin, la comunicación de los servicios y productos comercializados por terceros a través de la Plataforma.
Cualquier uso no autorizado de los Contenidos constituirá una violación a los presentes Términos y Condiciones y a las normas vigentes sobre derechos de autor. El usuario se obliga por los presentes Términos y Condiciones a no modificar, ni tratar de modificar, alterar o dañar el software del Sitio de ninguna manera, ni intentar ingresar a sus bases de datos y sistemas de información.

9. Disponibilidad

GRUPO QUINCENA pone sus mejores esfuerzos para mantener la disponibilidad y funcionalidad de la NOMINAPP la mayor parte del tiempo. Sin embargo, la operatividad de la Plataforma depende de diversos factores, tales como redes de comunicación, software, hardware, proveedores de servicios, entre otros. Por ello Grupo Quicena no garantiza y en todo caso no puede garantizar, que NOMINAPP funcionará en todo momento sin interrupción, o que sea inmune de accesos no autorizados o libre de errores.
Por esto, si no se puede acceder a la Plataforma de manera temporal, ya sea por que el usuario no tiene internet o por que la Plataforma presenta fallas o está en mantenimiento, esto no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de GRUPO QUINCENA, ni será responsable de los perjuicios que esto le pueda causar al usuario.
Grupo Quicena podrá sin previo suspender la Plataforma para realizar mantenimientos preventivos o correctivos.
GRUPO QUINCENA tampoco responderá por los perjuicios que se puedan causar al usuario en sus dispositivos electrónicos cuando examine la Plataforma, toda vez que NOMINAPP podría ser víctima de acceso no autorizados o ataques de terceros, y los usuarios deben gestionar todas las medidas de protección de cualquier persona diligente que navega en internet, de acuerdo con el estado de la técnica.

10. Cesión

GRUPO QUINCENA podrá ceder y transferir estos términos y condiciones y puede delegar cualquiera de sus obligaciones a su exclusivo criterio y sin restricción alguna. Sin perjuicio de lo anterior, sus sucesores y cesionarios autorizados deberán seguir cumpliendo con sus obligaciones descritas en estos términos y condiciones.

11. Legislación aplicable

Cualquier reclamación relativa a NOMINAPP o a su uso se regirá por las disposiciones legales Colombianas.
Si cualquier disposición en estos Términos y Condiciones resulta nula, o ineficaz, dicha disposición se considerará separable de este documento y no afectará la validez y exigibilidad de las demás disposiciones.

12. Peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones

Cuando un usuario desee comunicarse con Grupo Quicena lo podrá hacer escribiendo a [email protected].
Para poder gestionarla de la mejor manera, el usuario deberá acompañar la comunicación de la siguiente información:

  1. Nombre completo del titular de la suscripción y su representante
  2. Número de identificación
  3. Medio por el cual quiere recibir respuesta
  4. Copia de su documento de identidad
  5. Autorización para el tratamiento de sus datos personales para la gestión de la PQR
  6. Breve explicación de su petición, queja, reclamo o sugerencia
  7. Las pruebas o documentos que pretenda hacer valer
  8. Correo electrónico con el cual realizó la suscripción

La misma será contestada dentro de los 15 días hábiles siguientes al día de su recepción. Tratándose de un derecho de petición de información, dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción.
Esta Plataforma es operada por GRUPO QUINCENA S.A.S. Persona jurídica identificada con NIT 900.926.147, con dirección en la calle 4 # 17- 115 interior 703, Medellín, Antioquia, Colombia, teléfono +57 3041458452.

Fecha de entrada en vigencia: 10 de diciembre de 2020.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Esta es la política de tratamiento de datos personales de GRUPO QUINCENA S.A.S. la cual se establece en cumplimiento de los deberes de la ley 1582 de 2012 y sus decretos reglamentarios y aplica para la información que contenga datos personales que se registre en NOMINAPP.

1. Alcance de la Política

Esta Política aplica para todos los datos personales que recolecte Grupo Quincena S.A.S dentro de NOMINAPP. Esta contiene las obligaciones del Responsable del tratamiento de los datos, los derechos de los titulares de la información y cómo ejercerlos. Por lo tanto, es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de Grupo Quincena S.A.S. ya sea en calidad de empleados, contratistas o aliados.

2. Responsable del Tratamiento

GRUPO QUINCENA S.A.S. sociedad comercial legalmente constituida identificada con el NIT 900.926.147, con domicilio principal en calle 4 # 17- 115 interior 703, Medellín, Antioquia, Colombia. Página www.nominapp.com Teléfono +57 3041458452 correo electrónico para notificaciones relacionadas con datos personales [email protected] GRUPO QUINCENA S.A.S. será quien actúe como Responsable del Tratamiento.

3. Datos que recolecta GRUPO QUINCENA en NOMINAPP

Dentro del ejercicio ordinario de las actividades de GRUPO QUINCENA a través de NOMINAPP, esta recolecta Datos Personales públicos, privados y semi privados como nombre, correo electrónico, dirección de notificaciones, télefono, actividad laboral, entre otros.
Por regla general GRUPO QUINCENA no solicitará Datos Personales Sensibles. Sin embargo es importante manifestar que:

  1. Los Datos Personales Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  2. GRUPO QUINCENA no condiciona ninguna actividad comercial a que el Titular suministre datos personales sensibles.
  3. GRUPO QUINCENA únicamente recolectará Datos Personales Sensibles cuando se encuentre actuando bajo un deber legal o cuando sea necesario la recolección de dichos datos por algún motivo objetivo y sustentado y cumplirá con las cargas que impone la ley para el tratamiento de dicha información.

Cualquier persona que pretenda ingresar datos personales de terceros en NOMINAPP, para acceder a los servicios de gestión de nómina, se encuentra obligado a obtener una autorización expresa, previa y verificable antes de ingresar sus datos en NOMINAPP. En ella deberá indicarle al titular de la información la manera en la que serán tratados sus datos y los derechos que le asisten, junto con todos los demás requisitos que exija la legislación vigente.

4. Tratamiento y finalidad

GRUPO QUINCENA tratará los datos personales de acuerdo a la autorización otorgada por el Titular de la Información, las disposiciones legales y las órdenes de autoridades administrativas y judiciales que tengan competencia para actuar en la materia.
El Tratamiento, esto es la Recolección, Almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos se realizará con ayuda de medios automatizados y físicos que en todo caso protejan la información de accesos no autorizados.
Con excepción de aquellos datos que pueden ser tratados sin autorización del Titular, GRUPO QUINCENA solicitará autorización expresa para recolectar datos personales. Los datos serán obtenidos directamente del titular de la información a través de diferentes actividades. La autorización corresponderá a un ejercicio libre e informado por parte del Titular de la información.
Es importante tener en cuenta que: A) La información podrá ser almacenada en registros físicos o digitales, dentro y fuera de Colombia. GRUPO QUINCENA dispondrá de medidas técnicas y administrativas que le permitan cumplir con sus deberes como Responsable de la Información. B)Los datos circularán de manera restringida dentro de GRUPO QUINCENA, con autoridades administrativas o judiciales cuando éstas se encuentren ejerciendo sus funciones legales o por orden judicial, y con terceros siempre que cuente con los debidos contratos de transmisión o transferencia de datos, o con la autorización expresa del Titular de la información. C) Los datos serán eliminados de las bases de datos de GRUPO QUINCENA cuando el Titular lo solicite y aquello sea procedente, cuando ya no exista una finalidad legítima para conservar los datos y por orden de autoridad competente. D) Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.E) El personal que interviene en el tratamiento datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Los datos serán tratados con la finalidad de ejecutar labores comerciales y administrativas que permitan prestar los servicios de NOMINAPP y en específico:

  1. Almacenar los datos y clasificarlos dentro de sus bases de datos, identificándose como Clientes, prospectos, entre otros.
  2. Compartir información sobre los productos y servicios que comercializa GRUPO QUINCENA en NOMINAPP.
  3. Gestionar trámites de los Titulares de la información como solicitudes, quejas y reclamos.
  4. Efectuar encuestas de satisfacción.
  5. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
  6. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual La Empresa tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
  7. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  8. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
  9. Contactar al Titular a través de correo electrónico o medio telefónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre Las Partes (GRUPO QUINCENA y el Titular).
  10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por GRUPO QUINCENA con el Titular de la Información.
  11. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales GRUPO QUINCENA haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  12. Realizar en forma directa o a través de terceros gestión de cartera.
  13. Controlar y prevenir el fraude mediante la verificación de reportes en listas vinculantes sobre Lavado de Activos.
  14. Realizar el procesamiento y entrega de los productos comercializados por GRUPO QUINCENA y para enviar la información que al respecto se haya solicitado.
  15. Transmitir los datos a la autoridad competente para cumplir con las obligaciones contables y tributarias de GRUPO QUINCENA, en este caso a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para las cuestiones relacionadas con la facturación electrónica, así como al proveedor tecnológico para que realice la factura electrónica correspondiente.
  16. Análisis estadísticos e investigación de mercados.
  17. Llevar registro y control de la información, orientada a la administración de NOMINAPP y GRUPO QUINCENA.
  18. Compartir la información con terceros en virtud de contratos de transmisión de datos o transferencia cuando exista una finalidad para ello, garantizando en todo momento los derechos de los titulares de la información.
  19. Revisar los reportes que puedan existir sobre el titular de la información en las centrales de Riesgo crediticio.
  20. Utilizar la información recolectada para la prestación de sus servicios.
  21. Reportar ante centrales de riesgo Crediticio el incumplimiento de las obligaciones entre el Titular de la información y Grupo Quincena.
  22. Compartir, transmitir, transferir información con las siguientes personas: con proveedores que ofrezcan o suministren bienes y servicios a GRUPO QUINCENA, entidades con las cuales GRUPO QUINCENA tenga celebrados contratos de uso de red, aseguradoras con las cuales GRUPO QUINCENA tengan contratadas pólizas de seguro y sea necesario entregar la información de terceros o con las cuales el titular de la información haya decidido contratarlas, personas que en alianza con GRUPO QUINCENA, ofrezcan beneficios, productos o servicios propios o de GRUPO QUINCENA, personas que realicen la promoción de los productos y servicios de GRUPO QUINCENA, o personas que tengan cualquier alianza de servicios con GRUPO QUINCENA.

5. Derechos del titular de la información

Además de los derechos reconocidos por la ley y la jurisprudencia, los titulares de la información tendrán derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

El titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es el equipo de Gestión de Datos de NOMINAPP en [email protected]GRUPO QUINCENA S.A.S. o comunicarse al teléfono 3041458452.
El titular deberá presentar su comunicación de manera verbal o escrita aportando:

  1. Su nombre completo
  2. Número de identificación y tipo de documento
  3. Domicilio / Dirección para notificaciones
  4. Teléfono de contacto
  5. Dirección de Correo electrónico
  6. Copia del documento de identidad
  7. Descripción del derecho que pretende ejercer
  8. Pruebas que pretende hacer valer

Los casos radicados en días no – hábiles de acuerdo con el calendario colombiano se entenderán radicados el siguiente día hábil.
Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando se trate de corrección, actualización, supresión o reclamo, el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, La Empresa informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

6. Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de 10 de diciembre de 2020
La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Sin embargo, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y aún después mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos o una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes.
Esta Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte de GRUPO QUINCENA en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario o cuando sea necesario por la modificación de las condiciones de tratamiento y recolección. En dicha eventualidad se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de veinte (20) días hábiles siguientes, se entenderá que aceptan. Sin embargo, tal como lo establece la ley, cuando dicha reforma afecte aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del Titular de la información.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Certifico que tengo la autorización legal para hacer el registro de la información aquí requerida, la cual se presume verídica, a título y cuenta de la persona jurídica o natural que represento. En consecuencia, autorizo a GRUPO QUINCENA S.A.S y a aquellas entidades que pertenezcan o lleguen a pertenecer a su Grupo Empresarial de acuerdo con la ley, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, en forma permanente para que realice las siguientes actividades:

I. Solicite, consulte, comparta, informe, reporte, procese, modifique, actualice, aclare, retiren o divulgue, ante entidades de consulta de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo crediticio, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades, todo lo referente a mi información, modificación y extinción de mis derechos y obligaciones originados en virtud de cualquier contrato celebrado u operación realizada o que llegare a celebrar o realizar GRUPO QUINCENA.
II. Consulte, solicite o verifique información sobre mis datos de ubicación o contacto, los bienes o derechos que poseo o llegare a poseer y que reposaren en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones.
III. Contacte a los usuarios inscritos a través del envío de mensajes a través de correo electrónico y/o redes sociales a las cuales esté inscrito.
IV. Conserve la información y la documentación incluso aún, cuando no se haya perfeccionado una relación contractual o después de finalizada la misma con GRUPO QUINCENA. Igualmente, para recolectarla, actualizarla, procesarla y eliminarla.
V. GRUPO QUINCENA comparta, remita mi información a sus aliados, especialmente entidades financieras y a operadores de información, acceda a mi información o documentación consignada o anexa en las solicitudes de vinculación, actualizaciones, en los diferentes documentos, operaciones y/o sistemas de información, así como información y/o documentación relacionada con los productos y/o servicios que poseo con GRUPO QUINCENA.
VI. Compile y remita a las autoridades fiscales, y reguladores financieros, nacionales o extranjeros, la información relacionada con la titularidad de los productos y servicios contratados y los que serán contratados en el futuro, datos de contacto, movimientos y saldos, y cualquier otra información que sea solicitada por normas nacionales o extranjeras de prevención de evasión fiscal o de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como aquellas que las regulen, modifiquen o sustituyan.
VII. Comparta, transmita, transfiera y divulgue mi información y documentación con las siguientes personas: (a) quienes, como proveedores, ofrezcan o suministren bienes y servicios a GRUPO QUINCENA, (b) entidades con las cuales tengan celebrados contratos de uso de red, (c) la(s) aseguradora(s) con la(s) cual(es) GRUPO QUINCENA tengan contratadas pólizas o con las cuales yo haya decidido contratarlas, los intermediarios de seguros o reaseguros; (d) personas, que en alianza con GRUPO QUINCENA, ofrezcan beneficios, productos o servicios propios o de GRUPO QUINCENA, (e) personas que realicen la promoción de los productos y servicios de GRUPO QUINCENA. Todo lo anterior, con el fin de que GRUPO QUINCENA utilice mis datos, a partir de la recepción de estos y hasta que expresamente revoque esta autorización, para:

 

  1. Ofrecerme y prestarme sus productos o servicios a través de cualquier medio o canal.
  2. Mantener actualizada mi información ante Operadores de Información y Riesgo o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos.
  3. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, incluyendo contactarme para estos efectos.

Así mismo, con el fin de que a las personas que aquí he autorizado para que se les entreguen mis datos, me ofrezcan beneficios o servicios propios de estas personas o de GRUPO QUINCENA.
Manifiesto que todos los datos aquí consignados son ciertos, que la información que adjunto es veraz y verificable; por ello, autorizo su verificación ante cualquier persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera desde ahora y mientras subsista alguna relación comercial con GRUPO QUINCENA, y me comprometo actualizar o confirmar la información y/o documentación al menos una vez al año o cada vez que un producto o servicio lo amerite, estando facultada GRUPO QUINCENA para terminar cualquiera de los contratos con ella celebrados cuando no cumpla con este compromiso.
Manifiesto que entiendo que quienes utilicen NOMINAPP como administradores de nómina, es decir quienes utilicen el software para pagar nómina de sus subordinados, deben de contar con la autorización previa y expresa de estos últimos para que LOS USUARIOS compartan sus datos en la plataforma. Por esto los usuarios que ingresan datos personales de terceros, aseguran en este sentido que dentro de los CONTRATOS con sus subordinados se cuenta con la autorización de estos para el tratamiento de datos. GRUPO QUINCENA no se hace responsable de cualquier reclamación que los subordinados puedan realizar en este sentido, y serán LOS USUARIOS quienes asuman la responsabilidad.
Igualmente me obligo a informar a GRUPO QUINCENA cualquier cambio en la información relacionada con los datos de contacto dentro de los 20 días siguientes a la fecha en que se produzca el cambio.
GRUPO QUINCENA me ha informado que puedo contactarme en cualquier momento a través del siguiente correo electrónico [email protected]GRUPO QUINCENA S.A.S. o al celular 3041458452 y que tengo el derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos personales y en los casos en que sea procedente a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, abstenerme de contestar preguntas sobre datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y que conozco el procedimiento para hacerlo ya que he leído y entendido en su totalidad de la Política de Tratamiento de datos personales de GRUPO QUINCENA S.A.S.

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