Programa para liquidar nómina en Excel: ventajas, desventajas y archivo descargable

Nómina

24/8/20

Juana Vélez

Una opción para calcular la remuneración de tu equipo de colaboradores es utilizar un programa para liquidar nómina.

No importa la frecuencia para el cálculo y el pago de la remuneración de tus empleados, ellos siempre la esperan a tiempo y por el valor exacto. Por eso es fundamental que cuando les entregues el comprobante, puedan identificar todas las partidas que afecten sus ingresos. 

A continuación te contamos cómo un programa para liquidar nómina en Excel puede apoyarte con la gestión de la nómina de tu empresa.

¿Cómo es un programa para liquidar nómina?

Un programa para liquidar nómina consiste en un archivo de Excel con fórmulas que aplican la legislación laboral cuando calculas la remuneración de tus empleados.

Lo más importante de estos archivos es que permita modificar las variables que afectan el período a calcular.

Excel es uno de los programas más utilizados en las empresas para cumplir con este objetivo. Resulta de gran utilidad, ya que contiene formatos y plantillas prediseñadas con fórmulas que permiten hacer más fácil el proceso de liquidación de nómina.

Aun así, también es una de las formas más riesgosas de liquidar la nómina. En un solo año, la UGPP (la entidad encargada de vigilar los pagos de seguridad social) recaudó más de 619 mil millones de pesos por conceptos de mulas a empresas que cometían errores en Excel.

¿Qué debe contener un formato de nómina en Excel?

Un formato para liquidar nómina en Excel debe contener las variables críticas que debe incluir cualquier programa para liquidar nómina que son:

  • Apropiaciones: Se refiere a los derechos que tiene cada colaborador representados por los parafiscales y prestaciones sociales. Para nuestro país son:
  • Prestaciones sociales: Prima de servicios, auxilio de cesantías, intereses sobre las cesantías y provisión para vacaciones.
  • Seguridad Social: Aportes para pensión, salud y riesgos laborales.
  • Parafiscales: Sena, ICBF y caja de compensación.
  • Salario devengado

Se refiere a los ingresos del empleado en el período a liquidar y debería incluir:

  • Salario básico.
  • Comisiones.
  • Horas extras.
  • Recargos nocturnos, festivos y dominicales.
  • Auxilio de transporte.
  • Viáticos.
  • Deducciones al salario

Acá debemos incluir los conceptos que el trabajador adeuda o debe pagar, destacando los siguientes:

  • Seguridad social a cargo del empleado: salud (4%) y pensión (4%).
  • Libranzas.
  • Embargos judiciales.
  • Cuotas a sindicatos y grupos laborales.
  • Créditos o deudas con el empleador.

Además debes ponderar el tipo de trabajo que tenga el empleado para calcular otras deducciones relacionadas con el pago de impuestos.

Es muy importante asegurarse de actualizar constantemente las formulas para que los cálculos no tengan errores. Uno de los principales motivos de error en Excel son los olvidos o la información incompleta que puede traerle multas millonarias a la empresa.


¿Qué debe contener una colilla de pago?

Cuando utilices un programa para liquidar nómina en tu empresa, el informe debería contener lo siguiente:

  • Salario básico para liquidar.
  • Otros ingresos y recargos.
  • Auxilio de transporte.
  • Aportes y descuento a la salud.
  • Descuento y portes a pensión.
  • Pago de la ARL.
  • Aporte al ICBF, SENA y Cajas de Compensación.
  • Provisiones para el pago de la prima, cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones.

Esta es la información general que el reporte del programa para liquidar nómina se debe mostrar a cada empleado cuando recibe su remuneración cada período.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar formatos de Excel para liquidar nómina?

Ventajas

Muchas empresas utilizan plantillas en Excel, que tiene la ventaja de ser compatible para ejecutarse en casi cualquier computador. Pues Microsoft es el sistema operativo más difundido en todo el mundo y viene con esta hoja de cálculo incluida.

Igualmente, esta universalidad permite compartir el programa para liquidar nómina entre varios colaboradores y empresas diferentes, sin incrementar su costo.

Un programa para liquidar nómina en Excel puede ser útil para las empresas que busquen liquidar una o máximo dos nóminas. Pero si el número de empleados empieza aumentar, la complejidad del proceso en Excel también empezará a aumentar.

Desventajas

Excel es un programa rígido y no permite hacer muchos cambios.

Los cambios además de deben hacerse de forma manual, lo que aumenta el riesgo a cometer errores.

La liquidación de nómina en Excel no se retro alimenta de forma automática, por lo tanto la persona encargada debe entrar y cambiar fórmulas todo el tiempo.

Además, en la empresa pueden aplicarse contratos de trabajo diversos, complicando la parametrización y el cálculo de la nómina por Excel. Pero cuando utilizas un programa para liquidar la nómina online tienes la tranquilidad de aplicar las últimas normas legales vigentes.

La información que se calcula en la plantilla de Excel queda en el computador que se trabajó y está disponible sólo allí, o a quienes se envíe. En cambio, un software online siempre estará disponible en cualquier lugar, con la seguridad de haberse actualizado en tiempo real.

En cuanto a la seguridad, cuando utilizas Excel, no tienes muchas garantías. La información puede ser vulnerada o alterada sin dejar registros de quien lo hizo. Mientras que los cambios que se hacen a los programas online, siempre dejan huella digital, y apoyándose en el back-up se puede restaurar la información al momento más confiable.


¿Cuáles programas para liquidar nómina online existen en Colombia?

A continuación, destacamos algunos programas que te facilitan el proceso liquidar la nómina, y que están disponibles en la red:

  • Nominapp es el mejor programa para liquidar nómina, actualizado en tiempo real y disponible en todo momento.  Nominapp hace todos los cálculos de forma automática por ti, liquida la seguridad social y genera informes y reportes incluyendo las colillas de pago para que las envíes a tus empleados cuando quieras.
  • Softland ha desarrollado un sistema para la gestión del recurso humano en las empresas.
  • La plataforma contable Siigo, es principalmente una herramienta de contabilidad pero tiene un módulo para calcular la remuneración del personal de la empresa.
  • También está disponible el software de gestión de nómina y recursos humanos de Sigh.

Descarga la plantilla de nómina en Excel asegurandote de que todos los cálculos estén 100% correctos.

Juana Vélez

Juana es nuestra lider del equipo de contenidos: es la que investiga y estudia constantemente las nuevas actualizaciones normativas de nómina. Además, es experta en automatización de nómina.

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