Pago de incapacidades y cálculo de Seguridad Social y parafiscales

Juana Vélez

5/6/2020

Cuando alguno de nuestros  trabajadores se incapacita, tiene derecho a recibir un pago de incapacidades.

Aquí explicaremos todo lo que se debe saber sobre este pago, especialmente los aportes a Seguridad Social y Parafiscales durante este periodo

La incapacidad se puede dar por una enfermedad general, y es el periodo por el cual el trabajador se ausenta mientras se recupera.

El pago de incapacidades es un auxilio económico al cual tiene derecho el trabajador, por su periodo de incapacidad.

El pago de los dos (2) primeros días de incapacidad le corresponden a la empresa, pero a partir del tercer día, lo debe pagar la EPS.

¿Cómo es el pago de las incapacidades?

El pago de incapacidades corresponde al 66.66% del valor diario de acuerdo al salario de cada trabajador.

Durante este periodo de incapacidad, el trabajador y el empleado deben seguir realizando los aportes correspondientes a la salud y la pensión.

En el pago de incapacidades no se deben incluir los aportes parafiscales, es decir, SENA, ICBF y la caja de compensación familiar.

Recordemos que el pago de incapacidades es un auxilio económico por ese periodo, que no está contemplado en el salario del trabajador.

En cuanto al Sistema de Riesgos Laborales (ARL), este pago no se debe realizar por ese periodo de incapacidad. Porque que el trabajador no se encuentra laborando, no tiene ningún riesgo laboral, así que la ARL debe conocer la novedad.

¿Cómo se liquidan las incapacidades?

Explicamos esto por medio de un ejemplo:

Camila, tiene un salario de $1’500.000, y tuvo una incapacidad de 10 días, la cual debemos calcular para poder pagar el salario en la fecha establecida.

Los cálculos quedan de la siguiente manera:

ConceptoEquivalenteEmpresa2 díasEPS8 días

La empresa debe cubrir con el pago de los dos (2) primeros días, y los siguientes ocho (8) días, los debe pagar la EPS correspondiente de Camila.

El valor del día de Camila, según su salario actual es un total de $50.000, que sale de la división de su salario en los 30 días del mes.

Recordemos que a ese total del día, debemos sacar el 66.66%, que es el porcentaje correspondiente al pago de incapacidades.

Es decir, que cada día de Camila incapacitada equivale a $33.330.

Los cálculos del pago de la incapacidad total de Camila quedan así:

ConceptoEquivalenteValorEmpresa2 días$66.660EPS8 días$266.640

Así sería la liquidación del pago de Camila en su periodo de incapacidad.

Un dato importante que debemos conocer es que si la incapacidad es mayor a los 90 días, desde el día 91 de la incapacidad se liquida sobre el 50% del salario.

El resultado no puede ser inferior al salario mínimo legal vigente, si es así, se debe calcular al equivalente de este.

Aportes de seguridad social y parafiscal en el periodo de incapacidad

En cuanto al pago de aportes de seguridad social y parafiscal, en ese periodo de incapacidades, se debe pagar de la siguiente manera:

Los aportes parafiscales, como lo mencionamos anteriormente, no se deben incluir en los cálculos del pago de incapacidades.

El ingreso base de cotización (IBC) se calcula de la siguiente manera:

El pago de incapacidades de Camila es de $333.300, y los otros 20 días que no estuvo incapacitada equivalen a 1’000.000, que es el salario dividido  en 30 días, por los 20 días que laboró normal.

El total del IBC de Camila, es de $1’333.300 y a ese total, por no ser menor al salario mínimo legal vigente, se le saca el porcentaje correspondiente a la salud y a la pensión.

ConceptoPorcentajeValorAporte a salud12,5%$166.662Aporte a pensión16%$213.328

¿Cómo evitar los errores en el pago de incapacidades?

Cuando se presentan las incapacidades, también se pueden presentar errores comunes en el pago de la nómina.

Debemos tener en cuenta siempre, el porcentaje que se debe pagar de acuerdo a cada salario, también depende del tiempo de la incapacidad.

Además, no podemos olvidar que la EPS tiene el deber de hacer el pago de incapacidades después de los dos (2) días, porque de no ser así, la empresa estaría haciendo pagos que no le corresponden.

Para no perder la cuenta de los porcentajes correspondientes, de los valores de cada incapacidad y las fórmulas que se deben hacer, debemos evitar perder tiempo en plantillas de Excel.

El software de Nominapp tiene la rapidez de generar los cálculos para el pago de incapacidades en minutos, solo debemos ingresar la información de cada empleado en el periodo de tiempo a liquidar.

Además, nos ayuda a reducir los errores en un 100%. Con esto podemos tener la tranquilidad de que la nómina se generó correctamente y en poco tiempo.

Para evitar los errores en el pago de incapacidades, podemos delegar los cálculos a esta herramienta.

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