Pagar de forma correcta la Seguridad Social para evita sanciones

Nómina

21/1/20

Juan José Londoño

Existe un incremento importante de casos de evasión al pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y el hecho de que la UGPP haya recaudado en un año más de 619 mil millones de pesos en multas es muestra de lo evidente.

En la mayoría de los casos, estas faltas a los pagos de aportes al sistema de seguridad social responden a errores que cometen los empleadores, que también pueden ser reportados por los trabajadores ante el Ministerio de Trabajo.

La seguridad y la salud en el trabajo, hacen parte de la competitividad de las empresas hoy en día. Dedicar un poco de nuestro valioso tiempo para conocer más sobre como funciona el sistema de seguridad social y la manera correcta de hacer las cosas hará la diferencia para nuestro negocio. Los aportes al sistema de seguridad social son:

  • Pensión
  • Salud
  • Riesgos (ARL)
  • Aportes parafiscales

La afiliación de tus empleados al Sistema de Seguridad Social

De acuerdo a las leyes colombianas, cada empresa debe asumir la responsabilidad de incluir a sus empleados al Sistema de Seguridad Social, así como desafiliarlos y además hacer los cálculos correspondientes cada período dentro de la nómina.

Es hora de desempolvar tus contratos laborales y revisar cómo se están pagando las prestaciones sociales, los pagos al sistema de Seguridad Social y la nómina; los errores más graves de las pymes están en los pagos a la Seguridad Social.

Tomando en cuenta que la ARL no es un porcentaje fijo, sino que depende de la afiliación y el tipo de riesgo, acá puedes ver las siguientes proporciones en relación con el salario devengado para los aportes al Sistema de Seguridad Social:

Tarifas de los aportes al Sistema de Seguridad Social

Tomada del Ministerio de Trabajo del gobierno de Colombia

A la hora de aportar al sistema de Seguridad Social por medio de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), debes verificar que dicha planilla esté vigente con la normativa y que corresponda a la categoría correspondiente. Estas son las categorías PILA vigentes:

E: planilla de empleados.

Y: planilla para empresas independientes.

A: planilla para cotizantes con novedad de ingreso.

I: planilla de independientes.

S: planilla para empleados de servicio doméstico.

M: planilla en caso de mora.

N: planilla para correcciones.

H: planilla para madres sustitutas.

T: planilla empleados entidad beneficiaria de Sistema General de Participaciones.

F: planilla pago aporte patronal faltante, de una entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones.

J: planilla para el pago de seguridad social en cumplimiento de sentencia judicial.

X: planilla para pago empresa liquidad.

U: planilla de uso UGPP para pago por terceros.

K: planilla estudiantes.

Esta información se puedes encontrar en la página de la UGPP, así como la normatividad asociada al recaudo de aportes al sistema de seguridad social y parafiscal. Si bien el ingreso base de cotización de trabajadores dependientes, es decir, empleados vinculados a nuestra empresa por medio de contratos de trabajo, se determina a través del monto del salario del trabajador, se deben excluir aquellos pagos que no constituyan salario.

De acuerdo al artículo 128 del código sustantivo del trabajo:

“No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes…”

Son buenas noticias ya que podremos reducir costos y equilibrar la carga laboral al no tener que pagar efectos que no sean parte de aportes parafiscales y al sistema de seguridad social. Ahora bien, los pagos no salariales que exceden el 40% total de la remuneración, es decir, la suma del total de los pagos salariales y los pagos no salariales otorgados al trabajador o empleado, por cada mes, deben seguir la siguiente fórmula:

  • Total pagos no salariales que exceden el 40% total remunerado = Total no salarial – (Total remuneración x 40%).

Si el resultado obtenido es mayor que cero (0), debemos incluir el total como un factor de cálculo del IBC para liquidar el aporte al sistema de seguridad social, pensión y riesgos laborales. Sin embargo, el salario, comisiones, horas extras y demás pagos que formen parte del ingreso base de cotización deben ser calculados con sumo cuidado o nos arriesgamos a multas y sanciones por parte de organismos reguladores, como la UGPP.

Sistema de seguridad social en el caso de trabajadores independientes

Si nuestro empleado está vinculado a nuestra empresa por medio de un contrato de prestación de servicios, los aportes de salud, pensión, ARL y en fin, la afiliación al Sistema de Seguridad Social es prioridad del trabajador independiente.

Si nuestro empleado es contratista, los pagos correspondientes serán su responsabilidad, aunque como empleador debemos afiliarlo al sistema de riesgos laborales.

Las tarifas de cotización al Sistema de Seguridad social en los trabajadores dependientes no difieren de los porcentajes que se debe pagar por los trabajadores asalariados, la diferencia es que los trabajadores independientes deben correr con todos los gastos.

Las afiliaciones de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo se deben realizar teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 1607 de 2002 del Ministerio de trabajo y Seguridad Social y la Ley 1562 de 2012, artículo 2, literal a, numeral 5: “Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante”.

¿Cómo evitar estos problemas?

Los errores en los cálculos al sistema de seguridad social son la principal causa de multas y sanciones, no resulta sencillo centralizar nuestra información si debes usar un Excel que divide las tareas. Lo ideal sería dejar esto a un profesional, un abogado laboral que haga los cálculos y conozca las normativas, pero ¿cuánto nos costará esto?

Calcular el pago al sistema de seguridad social no tiene que ser un martirio, hoy en día, la solución está en usar un software en la nube que haga todo esto por nosotros, y así no perder tiempo en cálculos. Nominapp es un software en la nube avalado por la UGPP, con el cual podrás calcular el pago al sistema de seguridad social con todas las novedades regulatorias actualizadas, se puede probar por 30 días gratis.

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Juana Vélez

Juana es nuestra lider del equipo de contenidos: es la que investiga y estudia constantemente las nuevas actualizaciones normativas de nómina. Además, es experta en automatización de nómina.

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