Las 5 desventajas de un formato de nómina en excel

El formato de nómina en Excel ha sido durante años la herramienta tradicional para liquidar la nómina en las empresas. 

Pero con los años, otras formas de calcular los valores de nómina han llegado, dejando en evidencia, los grandes riesgos que se corren al hacer la liquidación en este formato tradicional. 

En un solo año la UGPP alcanzó a recoger más de 619 mil millones de pesos por conceptos de multas y sanciones debido a errores en la seguridad social. Es importante siempre tener presente la salud financiera de tu negocio y los riesgos que puede correr, en diferentes áreas, en este caso en el tema de nómina. 

El problema más grande es que la mayoría de las pymes en Colombia que tienen errores, no saben que los están cometiendo.

Y solo hasta que llega la notificación de la UGPP se enteran que venían haciendo cálculos sin actualizar las fórmulas, o que no estaban incluyendo de manera correcta variables extras y novedades de nómina.

¿Cuáles son entonces esas cinco desventajas de los formatos de nómina en excel? 

1. Debes ingresar manualmente toda la información:

A parte de pasar horas ingresando valor por valor al formato de nómina en excel, hacer esto manualmente puede causar errores en la digitación que terminen en multas o sanciones por millones de pesos para la empresa. 

 En nuestros años de trabajo con pymes y nómina, hemos descubierto que en promedio, una persona responsable de nómina puede perder entre uno y dos días de trabajo haciendo todo el proceso en formatos en excel. 

¿Te imaginas todo lo que podría aprovechar tu empresa en cuanto a tiempo y recursos? Increíblemente esto sigue pasando. 

2. Las fórmulas no se actualizan automáticamente:

La persona encargada de la liquidación de nómina, tiene que estudiar constantemente la normativa para asegurarse de mantener actualizadas las fórmulas. ¿Cuánto tiempo puede tomarte actualizar los formatos de excel fórmula por fórmula?

Y la pregunta más importante es, ¿qué pasa si no te enteras que hubo cambios en la normativa?, o ¿cuál sería la consecuencia de no cambiar las formulas para un determinado período de nómina? 

3. Tienes que tener conocimientos sobre nómina: 

Como la nómina tiene tantas variables, tantos cambios y depende de distintos factores, no es tan sencillo como completar una fórmula en un formato en Excel. 

Las personas responsables de liquidar la nómina, deben conocer los conceptos básicos y estudiar constantemente cómo debe ser el procedimiento. 

Tanto así, que por lo general, las personas responsables de esta son contadores o tienen conocimientos en esta profesión. 

Aún así, también son muchas las personas, que con muy pocos conocimientos se apropian de la tarea. El riesgo de no conocer los cálculos y las normas, es cometer errores en los valores que pueden ser sancionados por cualquier entidad regulatoria, como la UGPP o el Ministerio del Trabajo. 

4. Un formato en Excel no genera informes, reportes o archivos extras de nómina: 

La tarea no se acaba cuando completas tu formato de nómina en Excel.

Para poder pagar en el banco, o para pagar la seguridad social en tu operador PILA, tienes que ingresar valor por valor y digito por digito manualmente. 

Además, si tus empleados te piden las colillas de pago tienes que hacerlas una por una con la información que hayas generado en el formato en excel. 

Y si eres de los pocos juicios que le gusta guardar y recopilar la información de nómina (porque sabes que en cualquier momento puedes necesitarla), tienes que hacer un informe de nómina de cada período, que puede tomarte otras tres horas de tu tiempo.

5. La información queda desordenada en distintos archivos: 

Un formato de nómina en excel, te va a ayudar a calcular los valores de nómina. Pero todos estos valores y cálculos no se guardan en un lugar centralizado al que puedas volver cada vez que quieras. 

 Por más esfuerzos que hagas, siempre tendrás varios archivos en excel y distintas carpetas en tu computador, y nunca podrás visualizar toda tu información en una pantalla para poder entender cuánto te cuesta la nómina período a período, o validar si lo estás haciendo de forma correcta. 

¿Cómo hago la liquidación de nómina de forma correcta? 

Un software de nómina en la nube, puede hacer que todo este proceso de nómina en formatos en excel, cambie y se vuelva la tarea más simple y rápida que tengas que hacer. 

En Nominapp solo tienes que ingresar las novedades del período y el software hará los cálculos de forma automática con la normativa vigente. Nominapp genera los archivos planos que necesitas para que los subas al banco y al operador PILA el día que quieras pagar. Y al estar en la nube, toda tu información queda 100% centralizada y segura para que entres a verla o editarla en cualquier momento. 

El proceso de nómina en formatos en excel, que podría tardarte horas o días, puede transformarse y volverse una tarea que hace en minutos. 

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