Fórmula para liquidar vacaciones de manera correcta

Juan José Londoño

9/10/2020

Las vacaciones pueden ser los días más esperados por los empleados en una empresa. Tanto es así que, se presenta el síndrome postvacacional en algunas personas al retomar la rutina laboral.

Y en cuanto a quienes están encargados de la liquidación de nómina, estos períodos pueden significar horas de trabajo haciendo cálculos y verificación de datos.

Antes de conocer la fórmula para liquidar vacaciones, es importante que sepamos: Para empezar, las vacaciones hacen referencia al descanso remunerado que el empleador debe otorgar al trabajador y equivalen a quince (15) días hábiles por cada año trabajado o proporcional por fracción. La norma estipula:

  • Si dentro del período vacacional hay días domingos o festivos, si estos para el empleado no son días hábiles de trabajo, según la jornada pactada en su contrato, estos días no deben ser descontados de sus días acumulados de vacaciones, pero si deben ser pagados.
  • El empleado puede solicitar la compensación en dinero de hasta el 50% de sus días de vacaciones, esto debe ser acordado con su empleador.
  • La compensación en dinero de las vacaciones, hace parte de la base para el cálculo de los aportes parafiscales del empleado, pero no para el cálculo de los aportes al Sistema de Seguridad Social.
  • Se debe pagar al empleado los días de vacaciones, en el momento que este sale a disfrutarlas.

¿Cómo usar la fórmula para liquidar vacaciones de manera correcta?

Si la fórmula para liquidar vacaciones es tan simple y aún así las empresas cometen errores en los cálculos, entonces, ¿cuál es la forma correcta de hacerlo? En realidad hay dos caminos.

Primer camino: fórmula para liquidar vacaciones tradicional

Paso 1. Determina la base salarial de la liquidación:

¿Conocemos detalladamente el salario de cada empleado? Necesitaremos saber el valor exacto y la seguridad social de cada empleado para poder determinar la base y la fórmula para liquidar vacaciones.

De esta base debemos excluir: el auxilio de transporte, los pagos dominicales y festivos trabajados, y las horas extras. Si el salario es variable, entonces promediamos el último año teniendo en cuenta la seguridad social (EPS, AFP, ARL) y otra vez descontamos el  auxilio de transporte, los pagos dominicales, festivos y las horas extras.

Paso 2. Determinando el tipo de vacaciones:

Hay cuatro tipo de vacaciones:

  1. Vacaciones cuando son disfrutadas: es decir que el empleado descansa los 15 días hábiles que tiene por ley luego de haber cumplido un año en la empresa.  
  2. Vacaciones cuando son compensadas: la ley 1419 de 2010, permite la compensación de vacaciones por mitad del tiempo. Esto significa que mínimo 6 días de esos 15, el empleado saldrá a descansar. Los días restantes serán pagados. Las vacaciones compensadas siempre son mutuo acuerdo entre el empleado y el empleador.
  3. Vacaciones cuando son parciales: por terminación de contrato o renuncia.
  4. Vacaciones cuando se acumulan: por ley, esta prestación social no debe pasar más de dos años acumulados.

Paso 3. Haciendo el cálculo con la fórmula para liquidar vacaciones:

Vacaciones = Salario x 360 días / 720

Es así de sencillo... entonces: ¿en dónde se cometen los errores al aplicar la fórmula para liquidar vacaciones?

Segundo camino: una nueva fórmula para liquidar vacaciones de manera correcta

Para evitar errores en los cálculos y ahorrar tiempo, podemos usar otra fórmula para liquidar vacaciones... nosotros le llamamos la fórmula de la automatización.

Un software de nómina puede hacer todos los cálculos, evitando hacer la fórmula para liquidar vacaciones de forma manual. En minutos tendremos los valores correctos y no solo eso, sino que la misma herramienta genera los archivos que necesitamos para subirlos al banco el día que queramos pagar.

Nominapp es un software en la nube que hace todos los cálculos de nómina en minutos con la normativa vigente. No es recomendable calcular la fórmula para liquidar vacaciones en papel o en un excel. Podemos probar por 30 días gratis en el siguiente enlace:

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