Diferencias: Liquidar nómina vs emitir Nómina Electrónica DIAN

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¿Sigues creyendo que liquidar la nómina es lo mismo que emitir la Nómina Electrónica?

Pilas con esto: la liquidación de la nómina es un proceso y la nómina electrónica es un medio.

Este es el momento justo en el que debes diferenciar cómo funciona cada una para que no te metan los dedos a la boca y termines en medio de un mar de reprocesos cuando tengas que transmitirle tu nómina a la DIAN.

Vamos con lo más simple.

¿Qué es liquidar la nómina?

Liquidar una nómina significa agrupar y calcular una serie de variables que te permiten saber cuánto tienes que pagarle a tus empleados en un periodo determinado.

Lo que se calcula en la liquidación de la nómina es:

Con esto claro, vamos a entender la nómina electrónica.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La nómina electrónica es recoger el resultado final de ese proceso de cálculos que vimos antes, empacarlo en un formato específico y enviarlo a la DIAN para que ellos den el visto bueno.

Tipo: “lo estás haciendo bien, ahora puedo enviarle a la UGPP y no tendrás multas por malos cálculos: GANADOR!”.

Todo lo que necesitas saber de la Nómina Electrónica aquí 

Diferencia entre nómina y Nómina Electrónica

Para que entendamos mejor esta diferencia TAN grande entre nómina y Nómina Electrónica, te daremos un ejemplo:

Imagina una fábrica de jugos (las empresas), la liquidación de la nómina sería el proceso a través del cual se procesan una serie de frutas para obtener un resultado final qué es el jugo.


Luego, viene la nómina electrónica -y entra, en este caso, el cliente al que se le va a vender el jugo que es una cadena de supermercados (la DIAN)- y que exige que se le entreguen los jugos empacados en cajas Tetrapack y que, además, se le debe poner al envase (en un formato específico) la lista exacta de ingredientes que tiene el jugo y que luego los tiene que enviar a través de unos camiones especiales para que lleguen a sus bodegas dónde harán pruebas de calidad y le darán el visto bueno.

Entonces, la liquidación de nómina es la forma en la que la empresa mezcla agua y frutas (salario y novedades) para obtener un jugo (valor total a pagar de salario y seguridad social).

Mientras que la nómina electrónica es el envase Tetrapack en el que se va a empacar el jugo (archivos XML) y el camión en que se transportan y envían (operador tecnológico certificado por la DIAN) para que llegue donde el cliente final (DIAN) y que revisen si cumplen con todos los requisitos y entregue su visto bueno.

Una empresa puede liquidar una nómina de forma artesanal a través de hojas de cálculo, Excel para ser más específicos, que es la forma actual en la que más del 90 % de las pymes en Colombia continúan realizando este proceso o puede hacerlo en un software de nómina certificado por la UGPP y gastar menos tiempo, correr menos riesgo de multas y sanciones.

Independiente de la forma en la que realice la liquidación de la nómina, luego debe enviar esa información a la DIAN que es donde comienza el juego de la nómina electrónica.

Ahora, dado que la DIAN compartirá esta información de nómina electrónica con la UGPP, nuestra recomendación siempre será que las empresas comiencen a buscar soluciones digitales para el proceso completo de calcular y liquidar la nómina y se eviten, desde ya, futuros dolores de cabeza.

Por qué liquidar la nómina es MÁS importante que solo transmitir Nómina Electrónica a la DIAN

Liquidar correctamente la nómina antes de pagarla y, sobre todo, antes de reportársela a la DIAN es fundamental, porque te evitarás multas y sanciones.

Mira:

  • 619 mil millones se han recaudado en multas por liquidar mal la nómina
  • 8 millones de sanciones se han dado por mal procesamiento de nómina.

Ahora, hagamos una camisetica que diga: liquidar BIEN la nómina no es una opción sino una responsabilidad.  

El pago a los empleados con todas sus prestaciones y en el tiempo pactado: semanal, quincenal o mensual, seguirá funcionando de la misma forma. De eso no te librarás. 

Lo que SÍ cambia es el proceso administrativo y las personas que estarán revisando con lupa 🧐 estos documentos, con el objetivo de que todos los cálculos sean correctos, así que tus nuevos mejores amigos serán: la DIAN y la UGPP.

Recuerda siempre: ¡Lo más importante de la Nómina Electrónica NO es transmitirle a la DIAN, es que antes de enviarla esté correcta!  

Para el proceso de transmisión de la Nómina Electrónica a la DIAN, no tienes que contar con un proveedor tecnológico especializado. Pero tienes una gran responsabilidad de que todos los cálculos estén con cero errores y en un lapso corto de tiempo.

Algo que debes tener muy en cuenta es que la Nómina Electrónica es un complemento a la liquidación de nómina tradicional. Estas son sus principales diferencias:

Tendrás que adaptarte a un nuevo proceso administrativo con fechas límite y periódicas para transmitir la nómina a la DIAN, esto hace más corto el intervalo para poder corregir errores y exige un proceso de nómina más rápido, eficiente y sobre todo sin errores.

Para transmitir la información de manera correcta se hace indispensable que dejes el Excel a un lado y tengas un software de nómina que te da la tranquilidad de liquidar tu nómina ahorrando un 89% del tiempo y desde una hamaca (¡si tienes esa dicha!)

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