Megaguía para calcular la prima de servicios sin errores

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Tiempo de lectura: 6 minutos

Se viene uno de los meses más estresantes para las empresas: el mes del pago de la prima.

Un solo error puede costar millones de pesos. La UGPP ha multado a más de ocho millones de compañías que han cometido errores en el pago de nómina, incluyendo, la prima de servicios.

Pregunta seria: ¿Vas a usar Excel para pagar la prima? Dime que no, por favor 🙏

Te contamos todo lo que debes tener en cuenta para que este año no se te pase el tiempo para el pago y que liquidez la prima como un experto 👌

Guía para calcular la prima de servicios sin errores

Hoy en día, la mayoría de las pymes en Colombia no conocen el proceso exacto para hacer el pago de la prima de servicios, y cometen errores en los cálculos.

OJO: Estos errores se deben a las complicadas fórmulas en Excel y que no se revisa con lupa que los datos estén actualizados según la norma y las novedades de los empleados. 

¿Quién tiene derecho a la prima?

Todos los trabajadores tienen derecho a esta prestación social, a excepción de los que se encuentran por prestación de servicios, ya que este no es un contrato laboral sino administrativo y comercial. Lo que se busca es que las empresas compartan las utilidades con sus empleados. La prima de servicios corresponde a un mes de salario por cada año trabajado.

Para la ley es indiferente si la empresa tiene suficientes recursos económicos para hacer la liquidación de la prima a los empleados, pues es una prestación social obligatoria y si no se cumple, tendría como consecuencia una multa o sanción.

Esta bonificación representa 30 días de salario del empleado y se divide en dos para pagarse en cada semestre del año.

Recuerda: el plazo máximo de pago es el 20 de diciembre de 2021. Y no solo lo decimos nosotros, lo dice el Código Sustantivo del Trabajo en el artículo 306.

Entonces… ¿Cómo liquidar la prima de servicios sin errores?

Esta es la historia de Jhon, el dueño de una empresa de tecnología que después de equivocarse liquidando la prima de sus empleados en formatos de Excel, decidió automatizar este proceso con un software de nómina.

Eran seis empleados y tres de ellos tenían salario variable. Jhon hacía la liquidación de la prima de servicios en una misma plantilla para todos sin tener en cuenta las diferencias en los contratos y condiciones.

Hasta que un día, uno de los empleados quiso validar el valor del pago y se dio cuenta de que había una inconsistencia. Este es un error común.

Estos son los pasos para liquidar la prima de forma correcta y evitar lo anterior.

¿Cómo se calcula la prima de servicios?

Paso 1: Calcular la base de prima para el semestre

Debes tener en cuenta dos escenarios:

  1. Si el empleado tiene Salario Fijo o no ha presentado variación de salario, si es así esta es la fórmula:

Base Prima de servicios = salario base actual

Si el salario es inferior a 2 SMMLV y el empleado tiene derecho al Auxilio de Transporte, este valor se incluye en la base para el cálculo de la prima.

2. Si el empleado tiene Salario Variable o ha tenido Variación de Salario, en ese caso la fórmula es la siguiente:

Base Prima de servicios = promedio de los ingresos salariales obtenidos en el último semestre

Paso 2: Calcular los días laborados

La fórmula es realmente sencilla. Lo más importante es validar que las fechas en la información que tienes de tus empleados estén correctas.

El cálculo en Excel se hace de la siguiente manera:

Fecha inicial: 01/01/2021

Fecha final: 30/06/2021

En Excel: = Días 360 (fecha inicial; fecha final) + 1

Paso 3: Calcula la prima de servicios

Teniendo claro la base salarial y los días laborados, usa esta fórmula:

Prima de servicios = Base Prima * Días trabajados en el semestre/ 360

Ten en cuenta

De acuerdo al Artículo 51 y 53 del Código Sustantivo de Trabajo, las licencias no remuneradas o suspensiones no se descuentan de la prima de servicios, estos días solo es posible descontarlos de vacaciones y cesantías.

Quítate de encima el estrés de la nómina y la prima

Hacemos los cálculos por ti para entregar al banco el día de pago. Somos el software de nómina que necesitas en tu vida para que pagues la prima sin enredos. 

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