¿Cómo evitar las sanciones que impone la UGPP?

Juan José Londoño

21/1/2020

Como Pyme debemos tener claro no solo qué es la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP), sino también cómo evitar sanciones que podrían poner en problemas a nuestro negocio.

Tomemos en cuenta esto: En el lapso de un año, se ha recaudado más de 619 mil millones de pesos en sanciones por parte de la UGPP, por omisión, mora o inexactitud en la liquidación de nómina y pago de aportes al Sistema de la Protección Social.

Sin embargo, el truco para saber cómo evitar sanciones UGPP y que nuestro negocio esté fuera de peligro está en conocer el sistema y seguir los pasos adecuadas.

Sanción por uso inadecuado en operadores PILA por la UGPP

Existen 4 acciones consideradas inadecuadas en los operadores PILA identificadas por la UGPP que debemos evitar a toda costa:

  1. El empleador clasifica inadecuadamente a los trabajadores como aprendices SENA sin que estos estén registrados, lo cual omite el pago a pensión y en algunos casos el aporte a una administradora de riesgos laborales - ARL.
  2. El empleador paga los aportes de sus trabajadores por menos días a los efectivamente laborados.
  3. El empleador no utilizó el tipo y subtipo de cotizante adecuado, evadiendo así el aporte a alguno de los subsistemas (pensión, ARL, caja de compensación familiar, SENA e ICBF).
  4. El empleador pagó con un ingreso base de cotización - IBC que no fue calculado correctamente.

Para conocer más a fondo, podemos consultar en este ABC de la UGPP.

Indicios de evasión e inexactitud por la UGPP

No, no es mala suerte, si nuestra empresa fue seleccionada por la UGPP significa que existen irregularidades en la liquidación de la Seguridad Social, el cual se remite a través de la plantilla del operador PILA, con base en los cruces de diferentes fuentes de información oficial, respecto de nuestros trabajadores a cargo por un periodo determinado.

Así actúa la UGPP si la evasión es por omisión:

La UGPP de Seguridad Social toma en cuenta la omisión por afiliación si no incorporamos a nuestros empleados a uno o varios de los subsistemas que integran la Seguridad Social. Si la omisión es por vinculación, no reportamos la novedad de ingreso a una administradora de la Seguridad Social.

Así actúa la UGPP si la evasión es por inexactitud:

La UGPP tomará medidas si existen casos en el que se declara y se paga un valor menor del que en realidad merece el trabajador cuando se hacen los trámites en la autoliquidación de aportes.

Indicios de evasión por liquidación inadecuada del IBC

Es más común de lo que pensamos, muchos determinan el IBC sin estar al tanto de los requisitos para una liquidación adecuada.

Esta es la fórmula para determinar correctamente el IBC:

IBC = Total pagos salariales + total pago no salariales que exceden el 40% total remunerado + Cálculo de novedades del período.

Fórmula para pagos no salariales que exceden el 40% del total de la remuneración:

Total pagos no salariales que exceden el 40% total remunerado = Total no salarial – (Total remuneración x 40%).La remuneración total corresponde a la suma del total de los pagos salariales y los pagos no salariales otorgados al trabajador o empleado, por cada mes.

Fórmula IBC para salud, pensión y riesgos laborales:

IBC = Total pagos salariales + Total no salariales que exceden el 40% total remunerado.

Fórmula IBC para caja de compensación familiar, SENA e ICBF:

IBC = Total pagos salariales + Cálculo de novedades del período.Verifica esta información por ti mismo en la página oficial de la UGPP

Cometimos un error, ¿y ahora qué hacer?

Basta con corregir a tiempo la falta, por ejemplo, si clasificamos de forma errónea a uno de nuestros trabajadores como aprendiz SENA, debemos hacer los pagos omitidos en los subsistemas a través de la planilla M.

Para corregir un pago de aportes por menos días cotizados deberemos realizar los pagos omitidos en los subsistemas correspondientes a través de la planilla N de correcciones y así evitar sanciones con la UGPP.

Para el uso inadecuado de subtipo de cotizante tenemos que realizar los pagos omitidos a través de la planilla M para vigencias anteriores a marzo de 2014, y posterior a esta fecha con la planilla N y corregir su clasificación como cotizante en PILA.  

Un error lo comete cualquiera, la clave de todo esto está en no dejar que nuestro caso con la UGPP quede como Liquidación Oficial, es decir, que ya no puede ser discutido en ninguna instancia ni presta mérito ejecutivo. El artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 (numeral 3), es bastante claro con respecto a las sanciones por parte de la UGPP para aquellas empresas que no suministren la información requerida. Lo mismo aplica para aquellos que no envíen la información completa o lo hagan fuera del plazo establecido, en cuyo caso la sanción establecida es de 15.000 UVT por parte de la UGPP.

Para tener en cuenta

Al afiliar a nuestros empleados a los subsistemas que integran la Seguridad Social, debemos revisar que los trabajadores relacionados en el anexo correspondan a nuestra empresa.

Revisemos que nuestros trabajadores si hayan aportado a la Seguridad Social para los meses en los que estuvieron vinculados laboralmente. Si omitimos aportes a la Seguridad Social, debemos realiza las correcciones y los pagos pendientes a través de la planilla PILA.

Debemos usar la planilla N (correcciones) para efectuar los aportes pendientes de los subsistemas. De existir indicios de evasión por inexactitud, tenemos que validar el IBC de nuestros trabajadores sobre los cuales se aportó en PILA durante el periodo determinado.

El gobierno colombiano ha implementado beneficios que buscan generar un ahorro en las empresas y que sirva de incentivo para que se mantengan dentro de los límites legales con la UGPP.

Es así como vemos en la Ley 590 de 2000, artículo 43, como se busca estimular la creación de empresas pymes; que consiste en una progresividad de aportes parafiscales destinados al Sena, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar.

Como podemos ver, las sanciones por parte de la UGPP no son ningún juego, un simple error puede poner a nuestro negocio en jaque, lo mejor es evitar dolores de cabeza por medio de un software de nómina en la nube que no comete errores.

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